Rimborso spese dei dipendenti: come funziona e come gestirlo al meglio

Spesso accade che dipendenti o collaboratori di un’azienda si trovino a dover anticipare di tasca propria determinate somme di denaro per affrontare una qualsiasi spesa. Successivamente saranno avviate delle pratiche di rimborso tra i soggetti interessati e l’amministrazione aziendale. Queste pratiche rappresentano una parte della contabilità complessa, soprattutto per le aziende che hanno un elevato numero di dipendenti. Particolarmente lunghe sono le trafile per il rimborso di spese di trasferta, che contengono non solo costi di vitto ed alloggio, ma anche eventuali spostamenti. Nonostante questo però le spese più comuni che vengono affrontate e rimborsate riguardano prettamente i rifornimenti e gli spostamenti in generale.

In genere dopo aver effettuato la richiesta di rimborso, sarà accreditato sulla busta paga del mese seguente. La procedura però non è semplice quanto sembra perché o esistono diversi tipi di rimborso che sono soggetti a diversa tassazione in base alla natura della spesa effettuata.

I primi due parametri di valutazione di rimborso riguardano se le spese sono state effettuate all’interno del territorio comunale o al suo esterno.

Nel primo caso le principali richieste di rimborso provengono da rifornimenti o spostamenti con mezzi pubblici. Ad esempio la tassazione in questi casi è a livello ordinario. La deducibilità invece sale al 75% quando vi sono invece richieste di rimborso sui pernottamenti ed il vitto.

Al di fuori del territorio comunale i rimborsi si categorizzano in tre punti:

  • Rimborso a piè di lista;
  • Rimborso forfettario;
  • Rimborso misto.

Per quanto riguarda il rimborso a piè di lista le spese sostenute in genere riguardano il vitto e l’alloggio, i viaggi e gli spostamenti. Essi non generano reddito e per questo motivo è sufficiente per il dipendente segnarli in una nota spese.

Molto importanti in questa categoria sono le richieste di rimborso chilometrico: il dipendente deve documentare scrupolosamente i consumi di carburante effettuati come indicato dalle tabelle ACI.

Il rimborso forfettario invece presuppone lo stanziamento da parte dell’azienda di una determinata somma di denaro per i dipendenti. Essa sarà data in totale gestione al dipendente, che non dovrà neanche essere tenuto a giustificare le spese effettuate. I costi di questa tipologia di rimborso sono deducibili in misura completa.

Infine vi è il rimborso misto: qualora le spese riguardino o il vitto o l’alloggio è possibile un’indennità di riduzione di circa un terzo (30,98 euro per le trasferte in Italia e 51,65 per quelle all’estero). Se invece il rimborso riguarda sia il vitto che l’alloggio si può avere una deduzione pari ai due terzi.

Un ottimo aiuto per la gestione delle spese: le carte prepagate aziendali

Sulla scia delle carte carburante introdotte nel 2019, molta diffusione la hanno avuta anche le carte prepagate per gli acquisti aziendali. In particolare queste ultime permettono non solo l’acquisto di carburante, ma di qualsiasi tipo di bene. Assegnare dunque una di queste carte ad un dipendente comporta enormi vantaggi, sia per l’amministrazione che per il collaboratore stesso. In primis è possibile grazie ad esse evitare l’intera trafila di rimborso ted evitare dunque non solo una lunga e complessa parte di contabilità, ma anche ridurre in generale i rischi. Una carta prepagata presuppone la presenza di una somma di denaro per poter essere utilizzata: così facendo si impostano a priori i limiti di budget per ogni dipendente. E’ possibile bloccare in pochi click tramite l’applicazione per smartphone qualsiasi carta se si nota un uso improprio dei fondi stanziati. I vantaggi però non riguardano solo i titolari ma anche i dipendenti in quanto non solo non dovranno più viaggiare con soldi contanti, ma non dovranno anticipare alcuna somma di denaro.

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