Come Organizzare I Documenti In Ufficio

Come Organizzare I Documenti In Ufficio

Nonostante l’avvento e il continuo incremento di strumenti tecnologici sempre più sofisticati, all’interno di un ufficio è ancora oggi inevitabile la produzione di documentazione e materiale cartaceo. Come organizzare i documenti in ufficio evitando caos e gestendo al meglio gli spazi?

A volte ci si rende conto di quanto disordine e confusione c’è all’interno degli archivi solo in occasione di traslochi degli uffici, di pulizie straordinarie o quando si è alla ricerca di uno specifico documento che sembra essere sparito nel nulla.

Ecco 5 consigli che puoi seguire su come organizzare i documenti in ufficio in maniera ordinata e precisa!

Come Organizzare I Documenti In Ufficio: Conoscere Le Normative

Prima di vedere in pratica come organizzare i documenti in ufficio è necessario conoscere cosa dice la legge in merito alla conservazione della documentazione fiscale e aziendale. Ecco una tabella con le principali tempistiche di cui tenere conto:

Documento Tempo di Conservazione
Scontrini 2 anni
Compensi 3 anni
Parcelle professionali 3 anni
CUD/Pagamenti rateali/Assicurazioni 5 anni
Ricevute pagamenti tasse 5 anni
Estratti conti bancari/Ricevute lavori di ristrutturazione 10 anni
Fatture 10 anni
Documenti commerciali per immobili 20 anni

Oggi le fatture vanno inoltre conservate in formato elettronico per soddisfare i requisiti della fatturazione elettronica.Organizzare I Documenti In Ufficio

Come Archiviare Documenti Cartacei Ufficio: 5 Consigli Utili

In modo pratico, quindi, come archiviare documenti cartacei in ufficio? È possibile mantenere l’ordine nel tempo?

Ecco 5 consigli che puoi seguire:

  1. Utilizza strumenti e accessori adeguati: fai buon uso di faldoni, Come Archiviare Documenti Cartacei Ufficio buste, raccoglitori, etichette etc… Oltre a rendere l’archiviazione più ordinata, questi articoli permettono anche di proteggere nel tempo la carta ed evitare che si rovini.
  2. Dividi i documenti per esigenza: raggruppa i documenti da consultare di frequente in un archivio, quelli da conservare per legge in un altro e quelli più vecchi e storici in un altro ancora.
  3. Cataloga in ordine alfabetico, numerico e cronologico: puoi ordinare faldoni, gruppi di documenti, singole fatture con uno di questi metodi, assicurandoti che sia lo stesso per tutti i documenti appartenenti alla stessa tipologia.
  4. Organizza lo spazio sugli scaffali o nell’armadio: tieni a portata di mano i documenti che consulti più di frequente, magari più vicini alla scrivania.
  5. Mantieni pulito e in ordine l’archivio: questo consiglio riguarda sia l’igiene del luogo dove tieni la documentazione, che la presenza di documenti superflui i quali andrebbero eliminati regolarmente.
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Seguendo questi consigli saprai come organizzare i documenti in ufficio nel migliore dei modi!