Nonostante l’avvento e il continuo incremento di strumenti tecnologici sempre più sofisticati, all’interno di un ufficio è ancora oggi inevitabile la produzione di documentazione e materiale cartaceo. Come organizzare i documenti in ufficio evitando caos e gestendo al meglio gli spazi?
A volte ci si rende conto di quanto disordine e confusione c’è all’interno degli archivi solo in occasione di traslochi degli uffici, di pulizie straordinarie o quando si è alla ricerca di uno specifico documento che sembra essere sparito nel nulla.
Ecco 5 consigli che puoi seguire su come organizzare i documenti in ufficio in maniera ordinata e precisa!
Indice:
Come Organizzare I Documenti In Ufficio: Conoscere Le Normative
Prima di vedere in pratica come organizzare i documenti in ufficio è necessario conoscere cosa dice la legge in merito alla conservazione della documentazione fiscale e aziendale. Ecco una tabella con le principali tempistiche di cui tenere conto:
| Documento | Tempo di Conservazione |
|---|---|
| Scontrini | 2 anni |
| Compensi | 3 anni |
| Parcelle professionali | 3 anni |
| CUD/Pagamenti rateali/Assicurazioni | 5 anni |
| Ricevute pagamenti tasse | 5 anni |
| Estratti conti bancari/Ricevute lavori di ristrutturazione | 10 anni |
| Fatture | 10 anni |
| Documenti commerciali per immobili | 20 anni |
Oggi le fatture vanno inoltre conservate in formato elettronico per soddisfare i requisiti della fatturazione elettronica.
Come Archiviare Documenti Cartacei Ufficio: 5 Consigli Utili
In modo pratico, quindi, come archiviare documenti cartacei in ufficio? È possibile mantenere l’ordine nel tempo?
Ecco 5 consigli che puoi seguire:
- Utilizza strumenti e accessori adeguati: fai buon uso di faldoni,
buste, raccoglitori, etichette etc… Oltre a rendere l’archiviazione più ordinata, questi articoli permettono anche di proteggere nel tempo la carta ed evitare che si rovini. - Dividi i documenti per esigenza: raggruppa i documenti da consultare di frequente in un archivio, quelli da conservare per legge in un altro e quelli più vecchi e storici in un altro ancora.
- Cataloga in ordine alfabetico, numerico e cronologico: puoi ordinare faldoni, gruppi di documenti, singole fatture con uno di questi metodi, assicurandoti che sia lo stesso per tutti i documenti appartenenti alla stessa tipologia.
- Organizza lo spazio sugli scaffali o nell’armadio: tieni a portata di mano i documenti che consulti più di frequente, magari più vicini alla scrivania.
- Mantieni pulito e in ordine l’archivio: questo consiglio riguarda sia l’igiene del luogo dove tieni la documentazione, che la presenza di documenti superflui i quali andrebbero eliminati regolarmente.
Seguendo questi consigli saprai come organizzare i documenti in ufficio nel migliore dei modi!